1. Dokumentation: Anbieter stellen ihre präventive Aktivität (Projekt, Programm, Kampagne, Setting-Projekt usw.) in einem Dokumentationsbogen dar. Er liefert eine umfassende Projektbeschreibung. Unterlagen (z. B. Berichte) können beigelegt werden. Das Ausfüllen dauert meist 2 - 3 Stunden.

2. Begutachtung: Dokumentationsbogen und beigelegtes Informationsmaterial wird an Gutachter/-innen geschickt. Diese haben einen Fachabschluss und Erfahrungen im Arbeitsfeld und sind fachethischen Vorschriften verpflichtet. Sie prüfen die wichtigsten Merkmale des Vorgehens für wirkungsvolle Prävention. Sie fassen alle Kriterien in den 28 Dimensionen erfolgversprechenden Vorgehens für Prävention und Gesundheitsförderung zusammen. Die Güte dieser Urteile wurde in jahrelangen Feldversuchen sichergestellt. Zusätzlich machen die Gutachter/-innen Verbesserungsvorschläge für das einzelne Projekt.

3. Rückmeldung: Die Begutachtungen werden in der QIP-Datenbank zusammengeführt und in Qualitätsprofile für die einzelnen Aktivitäten umgerechnet. Die Qualitätsprofile enthalten auch Vergleichswerte ähnlicher Aktivitäten. Die Profile mit Stärken, Schwächen und Vergleichswerten sowie den Verbesserungsvorschlägen der Gutachter/-innen werden den Projekten zurückgesandt. Diese Ergebnisse sind streng vertraulich. Sie werden nur den Projekten selbst zur Verfügung gestellt. Die Rückmeldungen erstellt rasch und objektiv eine Datenbank, QIP/Report.

4. Kennziffern: Die Ergebnisse vieler ähnlicher Projekte bilden die Vergleichswerte. Sie beschreiben den Stand der Qualitätsentwicklung in bestimmten präventiven Arbeitsfeldern. Man kann daran ablesen, wo ein Feld noch Unterstützung benötigt, wie es sich entwickelt, und welche Rahmenbedingungen für Prävention und Gesundheitsförderung verbessert werden sollten.