Ein Dokumentationsbogen fragt die wichtigsten Merkmale präventiver Arbeitsqualität ab. Er kann alle Ansätze von Prävention und Gesundheitsförderung erfassen. Die Art der präventiven Aktivität (Einzelmaßnahme, Programm, Kampagne, Setting-Projekt) wird zu Beginn angegeben. Jede Vorgehensweise hat nämlich ihre besonderen Anforderungen und Wirkungsvoraussetzungen.

Der Bogen umfasst etwa 20 Seiten mit offenen und geschlossenen Fragen. Sein systematischer Aufbau macht es möglich, in vergleichsweise kurzer Zeit ein vollständiges und differenziertes Bild des Vorgehens in Aktivitäten zur Prävention und Gesundheitsförderung zu erstellen:

Das Ausfüllen dauert laut Nachbefragungen der QIP-Nutzer/-innen im Mittel 2 - 3 Stunden. Bei umfangreichen Vorhaben oder bei Projekten, die noch am Anfang der Planung stehen, kann es aber auch deutlich länger dauern. Denn alle wichtigen Aspekte des Vorgehens werden sorgfältig erhoben. QIP hat deshalb schon beim Ausfüllen nach Auskunft vieler Nutzer/-innen einen "Wirkt-sofort-Effekt": Beim Ausfüllen durchdenkt man Grundlagen und Aufbau des eigenen Vorgehens und alle wichtigen Rahmenbedingungen nochmals; dabei sieht man, wie gut die erreichbaren Lösungen schon sind, und wie die verschiedenen Bedingungen im Arbeitsfeld und das eigene Vorgehen ineinandergreifen, und kann daraus oft sofort selbst Verbesserungen ableiten.

QIP ist für Projekte in jeder Planungs- und Durchführungsphase geeignet. Der Dokumentationsbogen kann sowohl laufende oder schon abgeschlossene oder noch geplante und gerade beginnende Projekte erfassen.

Zur Beschreibung geplanter Projekte werden alle Fragen über das Projekt sinngemäß nach dem aktuellen Planungsstand beantwortet. Die Gutachter/-innen achten dann darauf, welche Aspekte sich noch nicht beurteilen lassen, und sparen diese aus.